每个企业都应掌握的发函技能

   编者按   
商事活动中，函件发送属于很常见之事。如此稀松平常之事，有必要来讨论吗？

依据笔者多年执业经验，真有必要好好说一说函件发送。笔者经手了一些，仅是因为没有正确有效发送函件而败诉的案件。

通常在什么情况下需要发送函件呢？总结下来，不外乎有：

• 催收债权，以中断诉讼时效；

• 通知会议召开，如股东会、董事会；

• 业务人员离职，函告客户以规避表见代理；

• 合同履行中，收货、验货、及解除合同等；

• 保留除斥期，如合同解除异议权、工程款优先权等。

商事活动中，应该多留痕迹、善用函件、多发函件。

常见的无效发函有哪些呢？

如果企业没有发送函件的完备流程，发函资料丢失情况经常发生，尤其是在时间久远、经手员工不负责或离职后。此时，纵有万般神力，也无法回天。

寄送单模糊不清，或者没有填写文件名称，或者填写了文件名称，但书写潦草、不规范，无法辩认。